Auftrags­bearbeitungs­vertrag

Dieser Vertrag gilt zwischen der Organisation, die die Movena Suite bestellt (Kunde), und der Movena GmbH, Fassbindstrasse 10, 4310 Rheinfelden, Schweiz, UID CHE-398.291.006 (Movena).

Der Kunde ist Verantwortlicher für die Personendaten, die er und seine Nutzer in der Movena Suite bearbeiten. Movena bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin (DSGVO: Auftragsverarbeiter). Für eigene Zwecke wie Kundenkonto, Abrechnung und Anmeldung ist Movena selbst verantwortlich. Dafür gilt die Datenschutzerklärung, nicht dieser Vertrag.

Dieser Vertrag ergänzt die AGB und den Abovertrag (zusammen Hauptvertrag). Bei Widersprüchen geht er in Fragen des Datenschutzes vor.

Movena stellt dem Kunden die Movena Suite als Mandanten an dem bei der Bestellung gewählten Standort bereit. Dazu gehören Betrieb, Wartung und Aktualisierung der Anwendungen, Speicherung, Sicherung und Wiederherstellung, Support sowie die Löschung am Ende.

Der Vertrag gilt für die Dauer des Hauptvertrags, im Testabo also bis zu dessen Ende. Seine Pflichten gelten weiter, bis Movena alle Daten des Kunden nach Ziffer 14 gelöscht hat.

Movena bearbeitet die Daten ausschliesslich, um die Suite für den Kunden zu betreiben:

• Speichern, Hosten, Sichern und Wiederherstellen,
• Anzeigen, Verarbeiten und Übermitteln in den Modulen, die der Kunde nutzt, zum Beispiel ERPNext, OpenProject, Frappe Drive, Paperless, HRMS, CRM und Helpdesk, Nachrichten, Video und Telefonie,
• KI-Funktionen nach Ziffer 10, soweit der Kunde sie nutzt,
• Übermittlungen, die der Kunde selbst auslöst, zum Beispiel E-Mails, Briefe, Zahlungsdateien oder Einreichungen bei Behörden,
• Fehlerbehebung und Support auf Anfrage des Kunden,
• Löschung.

Movena nutzt die Inhalte nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.

Movena bearbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Weisungen sind dieser Vertrag, der Hauptvertrag, die Einstellungen und Aktionen des Kunden in der Suite sowie Weisungen in Textform, auch per E-Mail oder Supportanfrage.

Ist Movena gesetzlich zu einer Bearbeitung verpflichtet, teilt sie dies dem Kunden vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet. Hält Movena eine Weisung für rechtswidrig, informiert sie den Kunden umgehend und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

Movena gewährt nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe brauchen, und verpflichtet sie zur Vertraulichkeit, soweit sie nicht schon gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Die Pflicht gilt über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus.

Movena trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Anhang 1, um eine dem Risiko angemessene Datensicherheit zu gewährleisten (Art. 8 DSG, Art. 1 bis 4 DSV, Art. 32 DSGVO). Movena darf die Massnahmen weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt, und dokumentiert wesentliche Änderungen.

Der Kunde genehmigt die Unterauftragsbearbeiter in Anhang 2 (Art. 9 Abs. 3 DSG, Art. 7 DSV, Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

Will Movena einen Unterauftragsbearbeiter hinzufügen oder ersetzen, informiert sie den Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an die im Kundenkonto hinterlegte Adresse. Der Kunde kann innert dieser Frist aus datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde die betroffene Leistung oder den Hauptvertrag auf den Zeitpunkt des Wechsels kündigen.

Movena überträgt jedem Unterauftragsbearbeiter Datenschutzpflichten, die diesem Vertrag gleichwertig sind, und vergewissert sich, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 Abs. 2 DSG, Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Movena haftet dem Kunden für deren Einhaltung wie für eigenes Handeln.

Keine Unterauftragsbearbeiter sind Dritte, an die der Kunde selbst Daten übermittelt (zum Beispiel seine Bank, Behörden oder Empfänger seiner E-Mails), sowie Dienste, die der Kunde unter eigenem Vertrag einbindet (zum Beispiel sein E-Mail-Postfach). Ebenfalls nicht erfasst ist Stripe: Der Zahlungsdienst bearbeitet nur Abrechnungsdaten, für die Movena selbst verantwortlich ist.

Geschäftsdaten, Dateien und Sicherungen des Kunden liegen am gewählten Standort, Schweiz oder EU (Deutschland), und werden nicht in die andere Region kopiert. Zentrale Dienste laufen für beide Standorte in Deutschland: Anmeldung mit den Benutzerkonten, Kundenkonto und das KI-Gateway.

In Staaten ohne angemessenen Datenschutz gibt Movena Daten nur bekannt, soweit Anhang 2 dies vorsieht und eine Garantie nach Art. 16 DSG bzw. Kapitel V DSGVO besteht, oder auf Weisung des Kunden.

Die Suite bietet KI-Funktionen über das Movena AI Gateway. Für Daten des Kunden gilt:

• Das Gateway stuft jede Anfrage nach ihrer Datenquelle ein. Klassen 0 und 1 (öffentlich, intern) dürfen an Cloud-Modelle gehen. Klasse 2 (zum Beispiel CRM, Verträge, Buchhaltung, Dokumente, Kommunikation) geht nur für ausdrücklich freigegebene Funktionen und gekürzt auf das Nötige an Cloud-Modelle. Klasse 3 (Personal, Lohn, Bank, Gesundheit, Zugangsdaten) und erkannte Zugangsdaten gehen nie an Cloud-Modelle.
• Cloud-Anfragen laufen nur über Anbieter nach Anhang 2, mit Zero Data Retention und ohne Nutzung für Training. Erfüllt kein Anbieter diese Bedingungen, geht die Anfrage nicht in die Cloud.
• Modelle machen Vorschläge. Änderungen in den Fachanwendungen speichert die Suite erst nach Bestätigung durch einen berechtigten Nutzer; das Gateway prüft dabei Mandant und Rechte erneut.
• Gespräche werden je Nutzer und Mandant gespeichert, sind löschbar, nach 30 Tagen ohne Aktivität nicht mehr abrufbar und werden danach gelöscht. Protokolle enthalten Metadaten, keine Inhalte der Anfragen.

Bevor Movena für Daten des Kunden weitere Cloud-Anbieter einsetzt oder Klasse 2 für weitere Funktionen freigibt, informiert sie den Kunden nach Ziffer 8.

Movena unterstützt den Kunden mit geeigneten Mitteln dabei, Anfragen betroffener Personen zu beantworten, insbesondere auf Auskunft, Herausgabe, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch. Die Fachanwendungen bieten dafür Export- und Löschfunktionen. Richtet eine betroffene Person ihre Anfrage an Movena, leitet Movena sie unverzüglich an den Kunden weiter und beantwortet sie nur auf seine Weisung.

Movena unterstützt den Kunden mit den ihr verfügbaren Informationen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 22 DSG, Art. 35 DSGVO), bei Konsultationen der Aufsichtsbehörde (Art. 23 DSG, Art. 36 DSGVO) und bei Meldungen nach Ziffer 13.

Movena meldet dem Kunden jede Verletzung der Datensicherheit, die seine Daten betrifft, unverzüglich, spätestens innert 48 Stunden, nachdem sie davon Kenntnis erhalten hat (Art. 24 Abs. 3 DSG, Art. 33 Abs. 2 DSGVO).

Die Meldung enthält, soweit bekannt: Art der Verletzung, betroffene Datenkategorien und ungefähre Zahl der Personen und Datensätze, mögliche Folgen, getroffene und vorgeschlagene Massnahmen sowie eine Kontaktstelle (Art. 15 DSV, Art. 33 Abs. 3 DSGVO). Fehlende Angaben reicht Movena nach, sobald sie vorliegen.

Ob eine Meldung an den EDÖB, an eine Aufsichtsbehörde in der EU oder an betroffene Personen nötig ist, entscheidet der Kunde. Movena unterstützt ihn dabei.

Movena stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die nötig sind, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen. Genügen schriftliche Auskünfte nicht, kann der Kunde oder ein von ihm beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer die Einhaltung nach angemessener Vorankündigung prüfen. Prüfungen dürfen den Betrieb und die Vertraulichkeit anderer Kunden nicht beeinträchtigen. Für die Rechenzentren stützt sich die Prüfung auf die Nachweise der Hosting-Anbieter.

Die Haftung richtet sich nach dem Hauptvertrag. Zwingende gesetzliche Haftungsregeln, insbesondere Art. 82 DSGVO, bleiben vorbehalten.

Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Movena kann ihn mit Vorankündigung anpassen, wenn Gesetz oder Leistungen es erfordern; das Schutzniveau darf dabei nicht sinken. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest gültig.

Es gilt Schweizer Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts. Gerichtsstand ist Rheinfelden AG. Zwingende Gerichtsstände und zwingende Bestimmungen der DSGVO bleiben vorbehalten.